問:本會為簡化內部流程,可否由業務單位擬妥評選須知、合約草案及評選委員名單(由工程會網站下載)後,移由秘書室一併簽核招標文件陳長官核定後,公告上網,是否有與本府採購標準作業程序相違處?因每次由業務單位簽核評選須知會經會計政風經首長核定後,再交由採購人員再重新簽核招標文件(含合約.評選須知,投標須知,補充投標須知..等)再會政風會計,程序耗時費時,,,,,,
檢附本案便箋內容如下,請參考:
一、檢送本會97年度「客語學習分級教材中階第一級教材編製」案，評選須知草案、契約草案及採購評選委員（外聘專家學者）候選名單各乙份，移請貴室辦理上網招標事宜。
二、本案係依97年度文教推廣業務項下「客語學習分齡分級教材第1級教材編印」科目經費2,000,000元辦理，擬以2,000,000元發包辦理「客語學習分級教材中階第一級教材編製」案。
三、本案為專業之教材編製工作，為求執行達到最大需求又能符合公平、公開原則，擬依政府採購法第22條第1項第9款專業服務之規定採限制性招標，公開客觀評選最優勝之廠商提供專業之服務。
四、本案如蒙同意採取上開辦法辦理，依規定須遴聘有本案相關專門知識之人員組成採購評選委員會，委員名額擬訂7名。本會派兼人員建議由主任委員、主任秘書、專門委員及第二組組長等4人出任。另3名外聘專家學者之委員候選名單，已請貴室上政府電子採購網「最有利標管理系統」，自教育學類-社會教育小類、教育心理小類及課程規劃小類，隨機抽取產生。擬陳請主任委員綜合圈選，排列優先順序，奉 核示後，即依序洽詢，確認遴聘委員。
五、工作小組成員建議由本組4位同仁擔任，成員與本案有關之專長簡介如下：組員楊德新，具採購專業進階證照，專長勞務採購之規範、內容審定及協調；組員謝廷樓，台北工專土木科畢業，專長文化活動相關內容規劃、執行及審定；組員陳康宏，臺灣大學國家發展研究所肄業，專長教育訓練相關內容規劃、執行及審定；組員徐建芳（本案承辦人），新竹教育大學臺灣語言研究所肄業，專長客家語文相關內容規劃、執行及審定。
六、本案為延續案件96年開始辦理已有前例，依規定招標文件得由機關自行訂定或審定。評選須知草案業於4月22日陳主任秘書淑貞主持，林專門委員偉忠、黃法制秘書斯琦、黃組長玉蓮及徐組員建芳參加，經過討論、修正如附件。
一、依本府採購標準作業程序使用須知一：「…機關若有配合內部組織編制及業務運作需求等採購內部控制制度者，得依需要於不違反政府採購法規，及本府相關規定範疇內權衡調整，以利採購作業之運行」，爰請依本規定辦理。
二、依「採購評選委員會組織準則」第3條第2項規定：「…但本委員會仍應於開標前成立。」如本案之評選委員名單(由「最有利標標案管理系統」產出欲遴選人數之5倍名單)，擬移由秘書室一併簽核招標文件陳長官核定後，公告上網，由於確認及遴聘委員作業費時，請注意是否能及時於開標前確定遴聘之委員(成立委員會)，並請注意前揭準則第6條之保密之原則。
本府之答復內容僅依所提疑義提供參考意見，不應當做陳判依據，採購機關仍須依權責進行通盤考量；若有需作為採購決策判斷之依據者，應先洽詢直屬上一級機關，若一級機關仍有疑義者，再函報本府請求釋示。